Arbeitsschutz-Unterweisung online durchführen, statt Präsenzstress und Papierlisten
Immer mehr Unternehmen fragen sich:
„Wie kann ich Pflichtunterweisungen digitalisieren?“ und
„Sind digitale Unterweisungen überhaupt erlaubt und rechtssicher?“
Die mittelständische GmbH (220 Mitarbeitende in Produktion, Büro und Außendienst) stand genau vor dieser Frage. Jährlich mussten Pflichtschulungen zu Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, IT-Security, Compliance und Erste Hilfe durchgeführt werden, bisher ausschließlich in Präsenzform.
Ausgangslage: analoge Unterweisungen am Limit
Vor der Einführung einer digitalen Unterweisung-Software sah der Alltag so aus:
- Arbeitsschutzunterweisungen, Brandschutzschulungen und Compliance-Trainings nur als Präsenzseminar
- Aufwendige Terminplanung für 220 Mitarbeitende
- Schichtdienst, Urlaub, Kundentermine = ständige Nachholtermine
- „Unterschriften sammeln“ statt echter Wissensvermittlung
- Papierlisten und Ordner als einzige Nachweisdokumentation
- Hektik bei Ankündigung einer BG- oder Auditprüfung
„Am Ende hatten wir einen Flickenteppich an Unterweisungsständen und jedes Jahr das gleiche Chaos mit Nachweisen und fehlenden Unterschriften.“
– HR-Koordinatorin
Die zentrale Frage im Unternehmen lautete immer häufiger:
„Geht Arbeitsschutz-Unterweisung online überhaupt, und ist das als E-Learning im Arbeitsschutz erlaubt?“
Entscheidungsfindung, vom Fragezeichen zur digitalen Unterweisung
Die Geschäftsführung beschloss, digitale Pflichtunterweisungen einzuführen: von der Brandschutzunterweisung online bis zur Erste-Hilfe Unterweisung digital.
Ziele & Anforderungen an das Online-Unterweisung-Tool
- Zeitlich flexible Nutzbarkeit
Arbeitsschutz- und Brandschutzunterweisung sollten orts- und zeitunabhängig absolviert werden, ideal für Schichtbetrieb und Außendienst. - Rechtssichere Dokumentation
Ein Unterweisung Nachweis digital sollte automatisch erzeugt werden: Teilnahme, Testergebnis, Zertifikat, revisionssicher gespeichert. - Interaktive, moderne Inhalte
Kurze Module mit Videos, Quizfragen, Fallbeispielen, weg von der trockenen Folienpräsentation, hin zur motivierenden digitalen Unterweisung. - Erreichbarkeit aller Beschäftigten
Zugang über PC, Tablet, Smartphone: egal ob Maschine, Büro oder unterwegs. - Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Abdeckung der gesetzlichen Pflicht, z. B. jährliche Sicherheitsunterweisung nach § 12 ArbSchG, DGUV-Vorschriften etc.
Die Wahl fiel auf ein LMS (Learning Management System) mit fertigen, zertifizierten Modulen zu:
- Arbeitsschutz-Unterweisung online
- Brandschutzunterweisung online
- Datenschutz-Schulung
- IT-Security-E-Learning
- Compliance-Schulung
- Erste-Hilfe-Unterweisung digital
Rollout: von Präsenz zu „Arbeitsschutz E-Learning“ in wenigen Monaten
Schritt 1: Inhalte & Anpassung
Über 100 E-Learning-Module wurden geprüft und an einigen Stellen individualisiert (z. B. standortspezifische Notfallwege, interne Ansprechpersonen).
Schritt 2: Kommunikation & Onboarding
In einer Kick-off-Session erklärte die HR-Abteilung:
- Warum die Umstellung auf digitale Unterweisungen erfolgt
- Wie Mitarbeitende ihre Arbeitsschutz-Unterweisung online durchführen
- Welche Vorteile das für alle bringt: weniger Chaos, mehr Flexibilität
Ein einfacher Leitfaden („So funktioniert deine digitale Unterweisung“) begleitete den Start.
Schritt 3: Rollout & Reminder
- Alle 220 Mitarbeitenden wurden im System angelegt (Single Sign-on).
- Jede Person erhielt automatisch die relevanten Pflichtunterweisungen zugewiesen.
- Frist: 4 Wochen, mit automatischen Erinnerungsmails.
- Das HR-Dashboard zeigte in Echtzeit, wer bereits fertig und wer noch offen war.
Bereits nach 4 Wochen hatten über 90 % der Mitarbeitenden alle E-Learnings abgeschlossen, nach 5 Wochen waren es 100 %.
Zertifikate wurden automatisch generiert und in den digitalen Personalakten abgelegt.
Vorher-Nachher – mehr Effizienz, weniger Stress
Zeitaufwand & Effizienz
Vorher (Präsenz):
- halber bis ganzer Arbeitstag pro Unterweisung
- manuelle Planung, Listen, Nachfassen
- geschätzt 1.200 Stunden verlorene Produktivzeit pro Jahr
Nachher (digitale Unterweisung):
- E-Learning-Dauer: ca. 20-30 Minuten pro Modul
- Durchführung flexibel bei Leerlauf oder zwischen Terminen
- bis zu 50 % weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Zuweisung, Erinnerung, Dokumentation
Kostenersparnis
Vorher:
- Reisekosten externer Trainer
- Schulungsräume, Catering
- Druck von Unterlagen
Nachher:
- Schulungen vollständig online
- keine Raum- und Reisekosten
- Einsparung im fünfstelligen Bereich pro Jahr
- Investition in die Unterweisungs-Software amortisiert sich im ersten Jahr
Nachweisdokumentation & Compliance
Vorher:
- Unterschriftenlisten in Ordnern
- hohes Risiko für Lücken und Fehler
- Stress bei BG-/Auditprüfungen
Nachher:
- Unterweisung Nachweis digital für jede Person
- rechtskonforme Bescheinigungen & Zertifikate
- auditsichere, revisionssichere Speicherung
- Berichte per Klick: wer, wann, wie lange, mit welchem Ergebnis geschult wurd
„Ich kann heute auf Knopfdruck zeigen, dass alle Pflichten erfüllt sind – das war früher undenkbar.“
– Sicherheitsbeauftragter
Akzeptanz & Lernqualität
Zu Beginn waren einige skeptisch, ob digitale Unterweisungen Präsenz ersetzen können.
Nach dem Rollout überwog schnell die Zufriedenheit:
- kurze, interaktive Lerneinheiten statt langer Frontalvorträge
- Videos, Storytelling, Quizfragen = höhere Aufmerksamkeit
- Lernen im eigenen Tempo
- direkte Auswertung und Feedback nach dem Test
„Die digitale Unterweisung macht fast Spaß – eher wie ein Quiz als wie ein Pflichttermin.“
– Mitarbeiter Produktion
Geschwindigkeit bei Änderungen
Neue gesetzliche Anforderungen, z. B. Datenschutz- oder Compliance-Updates, ließen sich früher nur mit großem Aufwand umsetzen.
Heute gilt:
- Inhalte werden zentral im LMS angepasst
- neue Versionen stehen allen Mitarbeitenden sofort online zur Verfügung
- Pflichtunterweisungen bei Gesetzesänderungen können in wenigen Tagen ausgerollt werden
Sind digitale Unterweisungen erlaubt und rechtskonform?
Eine häufige Frage:
„Kann man Unterweisungen digital und trotzdem rechtskonform durchführen?“
Die Antwort: Ja, wenn folgende Punkte erfüllt sind:
- Inhalte decken die relevanten gesetzlichen Vorgaben ab (z. B. ArbSchG, DGUV, Datenschutz).
- Teilnahmen und Lernerfolg werden dokumentiert (Test, Bestätigung, Zertifikat).
- Unterweisungen erfolgen regelmäßig (z. B. jährliche Sicherheitsunterweisung).
In der mittelständischen GmbH werden diese Anforderungen durch die Unterweisungssoftware vollständig erfüllt. Das Feedback der Berufsgenossenschaft war positiv, insbesondere wegen der klaren Nachweise und lückenlosen Historie.
Stimmen aus dem Unternehmen
Katrin S., Personalleiterin:
„Früher haben Unterweisungen Wochen blockiert. Heute erinnert das System automatisch, wir sehen alles im Dashboard und haben mindestens die Hälfte des Admin-Aufwands eingespart.“
Markus W., Außendienst:
„Ich lerne oft abends auf dem Tablet. Früher hätte ich für jede Unterweisung ins Unternehmen fahren müssen – das wäre im Alltag kaum machbar gewesen.“
Lars B., Sicherheitsbeauftragter:
„Der größte Gewinn ist die rechtssichere Dokumentation. Ich weiß jederzeit, dass alle Pflichtunterweisungen gemacht sind – und sehe sofort, wo noch Lücken sind.“
Fazit: Digitale Pflichtunterweisungen zahlen sich aus
Die Fallstudie der GmbH zeigt:
- Digitale Arbeitsschutz-Unterweisung online durchführen ist möglich, rechtssicher und effizient.
- Brandschutzunterweisung online, Erste-Hilfe-Unterweisung digital und Compliance-Schulungen per E-Learning sparen Zeit und Budget.
- Digitale Unterweisungen sind bei Mitarbeitenden akzeptiert und steigern Lernqualität & Sicherheitskultur.
Was früher eine lästige Pflichtübung mit Papierbergen war, ist heute ein schlanker, transparenter und auditfester Prozess.
